Konsten att bygga professionella relationer

Tidigare i år tog vi del av Regi Events undersökning om hållbara samarbeten inom marknad & kommunikation. En intressant del i denna undersökning var att se i hur stor grad marknadschefen/organisationen var nöjda med sitt byråsamarbete.

Resultatet av undersökningen visade att samarbetet med byrån upplevs positivt och lönsamt i åtta fall av tio där marknadschefen främst valt byrå baserat på personkemi. Detta jämfört med de marknadschefer som främst valt ny byrå baserat på kompetens där enbart fyra av tio var nöjda med sitt samarbete.

Regis undersökning var bara en utav en uppsjö undersökningar som tydligt visar på vikten av relationen i långvariga och fruktsamma samarbeten. Professionella relationer som är givande åt båda håll är sällan mekaniska eller enbart resultatstyrda. Detta gäller så klart inte bara konstellationer där de två parterna defineras av köpare/leverantör. Idag är fungerar det personliga nätverket som en tydlig affärsplattform, detta då ditt arbete allt mer flyter ihop med din fritid.

Du vet ju själv känslan av att sitta i ett möte där du känner dig helt bortkollrad. Du vet när det inte alls lirar på något plan. Såna möten är inte speciellt roliga och det är inte så troligt att du kommer bygga något långvarig baserat på den typen av relation. Därför är det viktigt att ha koll på sina professionella relationer och ha en strategi för att göra dessa så givande som möjligt – för alla inblandade. Ibland kan ett dåligt möte vara så enkelt att man startat på fel sätt – första intrycket skapar grunden för hur relationen ska arta sig och du har enbart 7 sekunder på dig att påverka detta.

En god relation börjar på rätt sätt och underhålls sedan varsamt. Därför är det första intrycket kombinerat med hur du värnar om relationen avgörande för att bibehålla bra relationer på lång sikt. Trots att du bara har sju sekunder är det gott om tid att skapa ett bra första intryck. Här kommer sju tips för att skapa ett gott första intryck:

Skapa ett bra första intryck

1. Positiv attityd.
Människor läser av din attityd på direkten, så bestäm dig för vilken attityd du vill visa innan du intar scenen eller styrelserummet. Kroppsspråket ger fyra gånger starkare intryck än det du säger med ord.

2. Sträck på dig.
Att stå rak i ryggen med högburet huvud och sänkta, avspända axlar ger intryck av säkerhet och kompetens.

3. Le.
Ett leende är ett välkomnande, säger att du är vänlig och tillgänglig.

4. Ögonkontakt.
Att se någon i ögonen visar intresse och öppenhet och överför energi. Träna upp din förmåga genom att notera ögonfärgen på dem du pratar med.

5. Höj ögonbrynen.
Lyftet öppnar dina ögon lite mer och signalerar bekräftelse.

6. Skaka hand.
Det är det snabbaste och effektivaste sättet att etablera kontakt. Med ett enda handslag uppnår du samma grad av kommunikation, som kräver tre timmars interaktion av annat slag. (Mer om olika handslag i ett kommande inlägg.)

7. Sitt framåtlutat.
Det visar engagemang och intresse att luta sig lite framåt. Men akta dig för att överträda den andras revir. Ungefär en halvmeters avstånd är lagom.

När du gjort ett gott intryck har du rätt förutsättningar att fortsätta relationen på ett positivt och energigivande sätt. Detta sker på fler sätt än att bra ha bra möten. Följande är konkreta nycklar för att personen du vill bygga relation med uppskattar dig, både i ett möte men även i andra sammanhang:

Tre konkreta verktyg för dig som vill bygga relationer

1. Skapa rapport (en relation med ömsesidig tillit eller emotionell samhörighet) genom att ställa frågor och visa genuint intresse.

Ställ frågor om den du vill bygga relation med, vi gillar att känna oss intressanta och känna att någon lyssnar på oss. Viktigt när du ställer frågor är att följa upp dessa med följfrågor för att intresset ska kännas genuint.

2. Fokusera först på att ge och inte på att ta.

Genom att ha som prioritering att förutsättningslöst ge kommer personen du vill bygga en god professionell relation med känna att du är en sympatisk, engagerad och givmild person. Vi vill generellt umgås med såna människor och vi vill framförallt ge tillbaka till dessa. Du kan ge i form av kompetens, dela med dig av kontakter, ge presenter, ge ett leende, ge tips… You name it! Ge utan att förvänta dig att få tillbaka för det kommer automatiskt med tiden belöna dig.

3. Var tydlig med agendan

Oavsett om det gäller ditt affärsmöte, din personliga agenda eller den agenda den på andra sidan bordet har är det viktigt att vara tydlig. Det är alltid lättare att förhålla sig till ett möte, till den tid ni avsatt och personen framför dig om ni vet vad saken gäller och vad målet med mötet är.

Genom dessa tips & råd kan du sätta en bra grund för dina relationer både privat och på jobbet. I vissa fall är det dock enklast att konstatera att man inte fungerar ihop och acceptera det faktumet – men med rätt start och rätt inställning kan nog man hitta det positiva i alla människor och bygga utifrån det.

Lycka till!
/Ragnhild